Informations Générales

Informations générales Congés Absences Professionnelles Planning Missions Métropole/Etranger

Démarrage de l'application Pour accéder au logiciel de gestion du personnel, vous devez disposer d'une version au moins égale ou supérieure aux version suivantes: - Netscape 6.0    (Attention, Netscape Communicator n'est pas compatible avec cette application) - Internet Explorer 5.0 L'adresse internet de l'application est la suivante :   http://glop.in2p3.fr/GP/apc Une fois la page affichée, vous disposez de plusieurs choix :    - Aide : accéder à l'aide du logiciel,    - Demande de Congés : permet de gérer ses Congés,    - Planning : permet de consulter l'emploi du temps des personnes de son service/expérience,    - Absences Professionnelles : permet de gérer ses Absences Professionnelles,    - Demande de Missions : permet de gérer ses missions Métropole/Etranger.  Le premier menu ("Aide") entraîne l'ouverture d'une nouvelle fenêtre de navigateur qui permet de conserver l'aide ouverte, indépendamment du fonctionnement de l'application. Si vous cliquez sur l'un ou l'autre des menus suivants, vous obtiendrez alors la fenêtre suivante : Entrez alors dans les deux cases prévues à cet effet, le login ainsi que le mot de passe qui vous ont été attribués et validez en appuyant sur la touche "entrée". L'application démarre alors. Cette initialisation dure environ entre 10 et 15 secondes. Une fois celle-ci terminée, l'interface principale apparaît. Note : dans chacune des pages que vous rencontrerez, vous disposerez d'un icone en haut à gauche de la page qui vous permettra de modifier votre mot de passe si vous le désirez : Après avoir cliqué, vous obtiendrez la fenêtre suivante : Entrez donc, comme indiqué, votre ancien mot de passe, votre nouveau mot de passe et sa confirmation et validez. En cas d'erreur, celle-ci sera indiquée sur le bas de la fenêtre. Vous pouvez rencontrer deux types d'erreurs : Erreur dans votre saisie du nouveau mot de passe : effacez les deux champs "Mot de Passe" et "Confirmer le Mot de Passe" et recommencez. Erreur dans votre ancien Mot de Passe : effacez le champ "Ancien Mot de Passe" et recommencez. Un autre icone de la forme suivante se trouvera parfois à ses côtés : Ce bouton permet d'actualiser les informations sur la page courante. Par exemple, si vous avez posé un congé et que celui-ci vient d'être validé, il apparaîtra comme tel. Si une erreur survient lorsque vous posez un congé ou lors d'une autre manipulation, cliquez sur ce bouton pour tout réactualiser. Veuillez maintenant vous reporter plus bas en fonction de l'option choisie (Congés, Absences Professionnelles ou Missions)

 

Congés

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Gestion des Congés Après avoir cliqué sur l'option "Demande de Congés", vous obtiendrez l'écran suivant : Questions: Informations générales sur les Absences (à lire impérativement) Comment visualiser le solde de ses congés ? Comment poser un congé ? Comment supprimer, modifier un congé ? A quoi sert l'option "Contacter à ce sujet" ?   Informations générales sur les Absences Sur le panneau principal, les absences "validées" apparaissent en couleurs foncées alors que les absences "non validées" apparaissent dans une couleur claire : Ce panneau contient en effet toutes les absences (Congés Annuels, Congés Maladie, etc...). Mis à part les "Jours Imposés" (JI), il est possible de consulter les informations relatives à toute absence en cliquant sur l'une d'elles avec le bouton gauche de la souris : Le bandeau au fond de la page, comportant plusieurs boîtes à cocher, permet de visualiser ou de supprimer de l'affichage une ou plusieurs catégories d'absences : 1ère Ligne : CF : Conges Formation CN: Conges Naissance CEM : Conges Enfant Malade AT : Arret de travail CD: Conges demenagement M: Mariage Agent ME : Mariage Enfant D/M : Deces CA : Conges Annuels CMC : Conjoint Maladie Grave 2ème Ligne: CM : Conges Maladie JC : Jury de concours CI : Concours Interne AP : Absences Professionnelles TP : Temps Partiel JI: Jour Impose AS : Activite Secondaire MI : Mission FP : Formation Permanente Autres : Autres Certains navigateurs proposent cette informations sur la signification des sigles lorsque l'on s'approche de l'une ou l'autre des absences. Vous pouvez aussi visualiser librement les absences de l'année courante, suivante ou précédente en cliquant sur le bouton au centre de l'écran : Les carrés de couleur rose représentent les jours fériés de l'année en cours et les carrés gris les week-ends : Note Importante : tous les mails générés par cette application sont au format HTML Comment visualiser le solde de ses congés ? Pour visualiser son solde de congés (nombre de jours restants, validés, non validés, total et imposés), il suffit de cliquer sur l'icone suivant (dans le coin haut à gauche de la fenêtre) :   La fenêtre suivante apparaît :     Comment poser un congé ? Pour poser un congé, il suffit de cliquer sur le mois durant lequel débutera votre congé (cliquer sur le bouton 08 pour le mois d'août) : ou bien sur l'icone suivant (dans le coin haut à gauche de la fenêtre) :   La fenêtre suivante apparaît : La partie supérieure de cette fenêtre récapitule l'ensemble des informations concernant vos congés (nombre de jours total, nombre de jours validés, etc...) Les deux calendriers vous permettent de sélectionner vos dates d'absence (en cliquant une fois sur votre date de départ et une fois sur votre date de retour). Vous pouvez sélectionner le mois grâce aux boîtes de choix situées juste au dessus de chaque calendrier. Ensuite, vous devez sélectionner l'heure de début de congé et l'heure de fin de congé (ou laisser les heures par défaut). Note : vous devez impérativement sélectionner une date de début et une date de retour sinon votre congé ne pourra être validé Le nombre de jours d'absence ainsi que les dates sélectionnées sont récapitulées sous les calendriers. Le nombre de jours d'absence tient compte de tous les jours ouvrables mais aussi de votre quotité. Note : vérifiez bien le récapitulatif et rectifier si besoin les dates ou les heures. Enfin, la dernière partie de cette fenêtre permet de définir à qui sera envoyé le mail d'information de votre congé. Par défaut, ce message est automatiquement envoyé à votre responsable de service. Sinon, vous pouvez sélectionner les options suivantes : - les responsables des groupes dans lesquels vous travaillez, - les personnes de votre/vos groupe(s) ou service(s). Vous pouvez ajouter d'autres personnes à cette liste en cliquant sur l'icone suivant :   Le fenêtre suivante apparaît alors : Vous pouvez sélectionner une personne dans la liste déroulante en cliquant sur "Sélectionnez une personne". Il est à noter que vous pouvez retirer une personne dans la liste principale en cliquant sur cette personne puis sur le bouton "Retirer". Une fois tous les destinataires sélectionnés, vous pouvez "Valider" sur le panneau principal.   !!!  Erreurs possibles à la validation  !!! :     Vous devez impérativement vérifier les dates de début et de fin ainsi que les heures de début et de fin de congé. Erreur possible: La date de début est identique à la date de fin et les heures sont incorrectes.   Vous n'avez plus assez de congés pour satisfaire à votre demande. Néanmoins, ce congé va être validé mais il dépendra de l'approbation de votre responsable de service. L'une des dates du congé que vous tentez de poser se situe dans une plage déjà occupée par un autre congé. Vérifiez donc les dates qui vous sont indiquées pour le rectifier. Erreur possible: Date de début ou date de fin dans la plage indiquée.     Comment supprimer, modifier un congé ? Pour obtenir une série d'options concernant une absence, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur un congé (CA) non validé (apparaissant en clair) : L'option "Supprimer" permet de supprimer un congé non validé. La sélection de ce menu entraîne l'ouverture de le fenêtre suivante : Si vous cliquez sur "Oui", la fenêtre d'envoi de mail va s'ouvrir et se refermer derrière celle-ci. Votre responsable de Service aura donc été averti automatiquement de cette suppression. Une fois la fenêtre fermée, votre absence aura disparue. Si vous cliquez sur "Non", aucune action ne sera réalisée. L'option "Modifier" permet de modifier les dates de début ou de fin d'un congé non validé. La sélection de ce menu entraîne l'ouverture d'une fenêtre identique à celle de "Poser un congé". Pour l'aide concernant cette fenêtre, veuillez vous rapporter à la rubrique Comment poser un congé?   A quoi sert l'option "Contacter à ce sujet"? Sur toutes les absences présentes sur le panneau principal (sauf JI), en cliquant sur le bouton droit de la souris, vous obtenez toujours l'option suivante dans le menu : ou éventuellement incluse dans un autre menu   Cette option vous permet de contacter votre responsable de service pour lui faire part d'une interrogation au sujet d'une absence. Lorsque vous sélectionnez ce menu, la fenêtre suivante apparaît : Pour choisir un ou plusieurs destinataires, vous pouvez cliquer sur le bouton "Liste des destinataires". Par défaut, votre responsable de service figure parmi ces destinataires. Vous pouvez sélectionner une personne dans la liste déroulante en cliquant sur "Sélectionnez une personne". Il est à noter que vous pouvez retirer une personne dans la liste principale en cliquant sur cette personne puis sur le bouton "Retirer". L'objet étant déjà défini, il ne vous reste plus qu'à taper le contenu de votre message dans la zone principale et à valider.

Absences Professionnelles

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Gestion des Absences Professionnelles Avant de lire ce chapitre, il convient de consulter d'abord la partie intitulée Congés qui s'avère être similaire sur de nombreux points. Après avoir cliqué sur l'option "Absences Professionnelles", vous obtiendrez l'écran suivant : Questions: Informations générales sur les AbsencesProfessionnelles (à lire impérativement) Comment poser une absence professionnelle ? Comment "supprimer", "modifier" une absence professionnelle ?   Informations générales sur les Absences Professionnelles Cette rubrique vient en complément de celle proposée dans la partie Congés:   Informations Générales sur les Absences Une exception cependant : la couleur des absences. En effet, les absences apparaissent toutes sous leurs couleurs naturelles : toutes les absences qui figurent sur ce panneau sont définitives.   Comment poser une Absence Professionnelle ? Pour poser une absence professionnelle, il suffit de cliquer, comme pour les congés, sur le mois correspondant au début de votre absence (cliquer sur le bouton 08 pour le mois d'août) : ou bien sur l'icone suivant (dans le coin haut à gauche de la fenêtre) :     La fenêtre suivante apparaît : Cette fenêtre est à peu près identique à celle des congés sauf que la partie supérieure, au lieu de contenir un récapitulatif des jours de congés, contient une zone permettant de noter le motif de l'absence professionnelle. Au moment de remplir ce motif, si vous avez déjà entré d'autres absences professionnelles, le système vous proposera les motifs de vos autres absences. Le reste de la procédure est identique à celle de Comment poser un congé ? Quelques exception cependant : - le nombre de jours d'absence professionnelle tient compte de tous les jours, ouvrable comme non ouvrables et quelle que soit l'heure indiquée.   exemple: si vous posez une Absence du 29 Août 2002 à 8h30 au 4 septembre 2002 à 18h00, la totalité des jours entre ces deux dates vous sera comptée ( 29, 30, 31, 1er, 2, 3, 4) c'est à dire 7 jours; - par défaut, le message du congé est automatiquement envoyé à votre responsable de service.   Comment supprimer, modifier une absence professionnelle ? Pour obtenir une série d'options concernant une absence, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur une absence professionnelle (AP) : Le fonctionnement de ces deux menus est totalement similaire aux congés. Veuillez donc vous reporter à la rubrique Comment supprimer,modifier un congé ?

Planning

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Affichage des plannings Ce chapitre est destiné à détailler l'affichage du Planning Après avoir cliqué sur l'option "Planning", et après vous être identifié, vous obtiendrez l'un des écrans suivants dépendant du rôle sélectionné à l'authentification :       Questions: Qui peut visualiser le planning ? Que contient le planning ?   Informations générales sur les Plannings Tout agent peut visualiser le planning. Cependant, en fonction du rôle sélectionné à la connexion (si l'agent dispose de plusieurs rôles possibles) le contenu du planning pourra différer. Le rôle le plus courant (Agent) affichera une forme banalisée de toutes les absences des personnes en relation avec la personne connectée (groupe expérience et services). Un responsable de service ou d'expérience visualisera une forme plus détaillée des absences des personnes du service ou du groupe d'expérience. L'accueil , le responsable du personnel ou les membres de direction visualiseront sous une forme détaillée les absences de toutes les personnes du laboratoire.   Que contient le planning ? Le Planning contient toutes les absences d'une (des) personne(s).

Missions Métropole/Etranger

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Gestion des Missions Métropole/Etranger Après avoir cliqué sur l'option "Demande de Missions Etranger/Metropole", et après l'authentification au système, vous obtiendrez l'écran suivant : Questions: Comment poser une demande de mission ? Comment supprimer, modifier une demande de mission ? A quoi sert l'option "Contacter à ce sujet" ?   Comment poser une demande de missions Etranger/Metropole ? Pour poser une demande de mission, il suffit de cliquer sur le mois durant lequel débutera votre mission (cliquer sur le bouton 08 pour le mois d'août) : ou bien sur l'icone suivant (dans le coin haut à gauche de la fenêtre) :   La fenêtre suivante apparaît : La partie supérieure de cette fenêtre récapitule l'ensemble des informations relatives à l'état civil de la personne connectée. Si certaines informations sont inexactes, il possible de les modifier en sélectionnant l'icone. Ensuite, les caractéristiques de la missions sont a remplir. Il est impératif de saisir le motif , les dates exactes ainsi que le groupe expérimental ou le service pour lequel la mission sera effectuée. Après avoir rempli les caractéristiques de la mission, vous devez alors la valider. Dans le cas où la saisie est incomplète, la fenêtre suivante apparaît et mentionne les différentes erreurs de saisie : Si la mission est valide, la demande sera alors transmise par mail au(x) responsable(s) du groupe ou service concerné. Pour visualiser les personnes concernées, une fenêtre suivante apparaît : Par défaut, si aucune option n'est sélectionnée, le mail de demande de mission n'est envoyée qu'au responsable du groupe ou service concerne. Cette personne aura ensuite pour action de valider cette demande. Si une des deux options est sélectionnée, un mail d'information sera alors envoyée au personnes sélectionnées. Vous pouvez ajouter d'autres personnes à cette liste en cliquant sur l'icone suivant :   Le fenêtre suivante apparaît alors : Vous pouvez sélectionner une personne dans la liste déroulante en cliquant sur "Sélectionnez une personne". Il est à noter que vous pouvez retirer une personne dans la liste principale en cliquant sur cette personne puis sur le bouton "Retirer". Une fois tous les destinataires sélectionnés, vous pouvez sélectionner "OK" sur le panneau principal.   Comment supprimer, modifier une demande de mission ? Pour obtenir une série d'options concernant une mission, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur une plage Mission(MI) non validée (apparaissant en clair) : L'option "Supprimer" permet de supprimer une mission non validée. La sélection de ce menu entraîne l'ouverture de le fenêtre suivante : Votre responsable de Service ou de groupe d'expérience sera donc averti automatiquement de cette suppression. Une fois la fenêtre fermée, votre mission aura disparu. Si vous cliquez sur "Non", aucune action ne sera réalisée. L'option "Modifier" permet de modifier les dates de début ou de fin d'une fin de mission non validée. La sélection de ce menu entraîne l'ouverture d'une fenêtre identique à celle de "Poser une mission". Pour l'aide concernant cette fenêtre, veuillez vous rapporter à la rubrique Comment poser un congé? Remarques importantes : Lorsque vous choisissez de modifier une mission, il est important de noter le service ou groupe d'expérience initialement fixé ne peut être modifié. Si vous souhaitez modifier ce type d'information, il faut alors supprimer la mission et re-effectuer une demande pour le groupe ou service concerné.